「UBK」什么是 Petty Cash Book？它的用途是什么简单来说，Petty Cash Book就是用来记录小钱的。喜杰爱阅读6 min read·Sep 3, 2023--
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Press enter or click to view image in full size什么是 Petty Cash Book （零用现金簿）？Petty cash book（零用现金簿）主要用于记录小额的现金支付（应付一些小金额的花费）。例如：文具，清洁费，交通费等。
这让我们不再需要把所有的账目（小额的现金支付）都记录在我们的 Cash Book 或 Ledger account (T account)。
好处 1: 少一点的交易记录，让我们的 Cash Book 现金簿不那么臃肿。
好处 2: 不用一直麻烦管理 Cash Book 的人来进行出账，减少他的工作量。
例子 : 公司里的 CFO
CFO 是首席财务官，是公司里负责管钱的（最大的那个）。
通常，公司每天都需要处理大量的资金流动，其中包括大额资金，例如 1千万的 Purchases，1千万的 Rental，2千万的 Salaries 等等，也包括小额资金，那些杂七杂八的费用，比如 RM2.5 的文具，RM35 的清洁费，RM 26 的交通费，请员工的午餐钱等等。
人的精力有限，我们 CFO 每天可能需要处理上千张单。
在这基础下，你们觉得，这个公司的 CFO 应该把精力放在哪里？是那些上千万资金的账目，还是那些几块钱，几毛钱的账目上？哪一些账目的影响是特别大的？
对，作为一个CFO，我们要把我们的精力放在正确的地方，也就是记录大账目上，而不是那些几块、几十块的账目上（杀鸡用牛刀）。
至于小额资金的账目，到不是说它不重要，我们还是要记录它的，只是应该由不同的人来做。我们会把他分出来，让另一个人来负责，所以就有了 Petty Cash Book 的出现。
如此一来，Petty Cash Book帮我们解决了两个问题，1是 CFO 的工作量，2 是Cash Book 的方便记录。
Cash Book 和 Petty Cash Book的区别简单来说，Cash Book就是记录大钱的，而Petty Cash Book则是记录小钱的。
做 Petty Cash Book 的四个主要步骤，如下：Receipts 收钱 和 Payment 出钱Expenses Analysis Column 费用分析表Bank — Reimbursement 补钱 （Imprest System 定额储备金）Folio 进行标记现在我们先来看1 和 2，至于 3和4会在我们做完Petty Cash Book后，做Closing的时候才出现。
Petty Cash Book’s Format ：Press enter or click to view image in full size1. Receipt 收钱 和 Payment 出钱
和 Cash Book一样，Petty Cash Book也是有 debit side和 credit side，主要是Receipt 收钱 和 Payment 出钱。
2. Expenses Analysis column （费用分析表）
把我们的小额费用分成不同的费用类型（给这些费用比较正式的名称）
额外解释：有时候，我们所记录的那些 Payments 名称不是那么的正式，比如说A4 Paper，Folder，Tissue等。那这个时候我们就可以进行分析，看他们适合放在 Expenses Analysis column 哪一个正式的组别里面，例如 Stationery。
Press enter or click to view image in full size做完 Petty Cash Book 后，我们会需要做 Closing。这个时候，我们来看 3 和 4。
3. Bank — Reimbursement 补钱 （Imprest System 定额储备金）
Petty Cash Book 是拿来支付小额费用的账目，所以公司会预先把钱放在Petty Cash Book，让我们可以有足够的钱进行付款。这些被放进去的钱，我们叫做Imprest amount（定额备用金）。
同时，我们的 Petty Cash Book会有一个制度，叫做Imprest System (定额储备金)，也就是指我们会需要把账目里面的钱补充到原本的数额。
这个补钱的动作，我们就叫做 Bank — Reimbursement。
通常有两个时期，就是In the beginning 月头，和 At the End 月尾。
4. Folio 进行标记
Press enter or click to view image in full size在进入Folio之前，我们要先了解我们做账目的流程。
Documents — Book Of Prime Entry — Ledger — Trial Balance — Financial Statement
顺着这个流程，我们可以知道在做完Petty Cash Book过后到 Ledger account （T account）。然后 Ledger Account 主要有三种分类，如下：
Purcahses Ledger (Account Payable)Sales Ledger (Account Receivables)General Ledger (非人)知道这个概念后，让我们回到Folio这里。
我们在做完 Petty Cash Book 后，就会需要开 T account 因为我们要做Double Entry）。与Cash Book的时候不同，我们在开 T account的时候还需要做多一样东西，就是需要在 Fol 那边进行标记。
例如：Jan 1 的 Bank — Reimbursement 对应着 Cash Book，所以我们放CB 1。
同时，Postages, Carriage, Cleaning Expenses, Wages 这四个表对应着 General Ledger，所以我们放 GL。至于号码 1、2、3、4、5，题目会给指示。
Ledger Account 是用来记录除 Postages, Carriage, Cleaning Expenses, Wages 以外的其他费用。例如 Ali (Acc Payable)。它对应着Purchases Ledger, 所以我们放 PL。
完成标记后，我们的Petty Cash Book 就完成啦！
总结：Petty Cash Book 是用来记录小钱的，用来省精力和方便记录我们的Cash Book。
做 Petty Cash Book 的主要步骤有4个 ，如下：
Receipts & Payment ：收钱 和出钱Expenses Analysis Column：费用分析表， 分析我们的小额费用的费用类型Bank — Reimbursement 补钱 （Imprest System 定额储备金）：月头或月尾补钱Folio 进行标记： （GL, PL 或者是 SL）